Cost per hire é o custo médio para preencher uma vaga: soma-se tudo o que a empresa gastou com recrutamento e seleção no período e divide-se pelo número de contratações feitas. O indicador mostra quanto cada admissão consome em dinheiro e em tempo, e serve para comparar canais, etapas e períodos.
O que é cost per hire?
Cost per hire, ou custo por contratação, é o indicador que relaciona o gasto total com atração e seleção ao número de pessoas contratadas. Ele responde a uma pergunta simples: quanto a empresa investe, em média, para colocar uma pessoa na vaga?
O número isoladamente diz pouco. Ele ganha valor quando é acompanhado ao longo do tempo, separado por tipo de vaga (operacional, administrativa, liderança) e comparado com outros indicadores do processo seletivo, como o tempo de contratação e a retenção após a admissão.
Quais custos entram no cálculo?
Entram custos diretos, que saem do caixa, e custos indiretos, que consomem horas das equipes. A separação ajuda a não esquecer a parte invisível do processo.
| Tipo | Exemplos | Como medir |
|---|---|---|
| Direto | Anúncios e divulgação de vagas, licenças de ATS, testes online, agências, indicações pagas | Notas fiscais e contratos do período |
| Direto | Eventos, feiras e visitas a universidades | Orçamento da ação |
| Indireto | Horas do time de RH em triagem e entrevistas | Horas trabalhadas × custo da hora |
| Indireto | Horas de gestores e líderes entrevistando | Horas trabalhadas × custo da hora |
| Indireto | Tempo de integração e papelada de admissão | Horas × custo da hora |
Os custos indiretos costumam ser os mais esquecidos. Em reportagem sobre os custos reais do recrutamento, a SHRM, associação americana de gestão de pessoas, relata que a estimativa de uma especialista é de que os custos “soft”, como o tempo de gestores e líderes dedicado à contratação, respondem por cerca de 60% do total (2022). Mesmo que a proporção varie de empresa para empresa, o recado é claro: ficar só com a nota fiscal do anúncio subestima o custo real.
Como calcular o cost per hire?
A fórmula é a soma dos custos internos e externos do período dividida pelo total de contratações do mesmo período. Em notação simples:
Cost per hire = (custos diretos + custos indiretos) ÷ número de contratações
Um exemplo numérico ilustrativo, que não representa nenhuma empresa real: uma empresa gastou 30.000 reais em anúncios, plataforma e testes, e estimou outros 20.000 reais em horas de RH e de gestores. Foram feitas 10 contratações no trimestre. O cálculo fica (30.000 + 20.000) ÷ 10, ou 5.000 reais por contratação.
Para chegar a esse resultado com segurança, siga estes passos:
- Defina o período, como um trimestre, e use o mesmo recorte para custos e contratações.
- Liste todos os custos diretos do período, mesmo os divididos entre áreas.
- Estime as horas de RH e de gestores no processo e multiplique pelo custo médio da hora.
- Some os dois grupos de custo.
- Divida pelo número de contratações efetivadas, não pelo de vagas abertas.
- Registre o resultado e repita a conta no período seguinte, com a mesma metodologia.
Qual é um bom cost per hire?
Não existe um número único que sirva para todos. O valor depende do cargo, do setor, do volume e do canal usado. Como referência de ordem de grandeza, a SHRM divulgou em abril de 2022 que o custo médio por contratação nos Estados Unidos era de quase US$ 4.700 em seus dados de benchmarking. É um dado americano, em dólares, que não se transfere diretamente para a realidade brasileira.
Por isso, o melhor parâmetro é o histórico da própria empresa. Compare o mesmo tipo de vaga ao longo dos trimestres e observe a tendência. Um custo por contratação baixo não é automaticamente bom se vier acompanhado de muita saída nos primeiros meses, porque a empresa terá de pagar o processo de novo.
Por que o custo de uma contratação errada pesa mais?
O cost per hire cobre apenas a entrada. Quando a pessoa sai cedo, a empresa perde o investimento e volta ao início do processo. Na mesma reportagem, a SHRM menciona uma regra prática usada por muitos empregadores: estimar o custo total de contratar em três a quatro vezes o salário do cargo (2022). A regra é uma estimativa ampla, não um cálculo exato, mas ilustra que o impacto financeiro de uma contratação mal feita vai além do processo seletivo.
Na prática, isso significa que reduzir o custo por contratação cortando etapas de avaliação pode sair caro. Vale mais a pena observar o custo por contratação retida, isto é, o gasto dividido pelas pessoas que permanecem após os primeiros meses.
Como reduzir o cost per hire sem perder qualidade?
A redução vem de eficiência no processo, não de cortar a avaliação. Algumas frentes costumam ter bom retorno:
- Triagem automatizada: quanto menos horas de RH e de gestores forem gastas com candidatos sem aderência, menor o custo indireto.
- Avaliações online antes das entrevistas: testes e simulações estruturados filtram o funil e deixam a conversa com gestores para quem já passou por uma etapa objetiva.
- Canais próprios: página de carreiras, banco de talentos e indicações reduzem a dependência de anúncios pagos e agências.
- Processo padronizado: roteiros de entrevista e critérios claros evitam retrabalho e decisões demoradas.
- Medição por canal: ao registrar de onde vem cada contratação, a empresa vê quais fontes entregam o menor custo por pessoa contratada e retida.
Um ATS ajuda porque centraliza os dados do funil, e é com esses dados que o indicador deixa de ser uma estimativa e passa a ser acompanhado de verdade. O guia sobre quanto custa recrutar e selecionar detalha a composição dos custos.
Quais erros distorcem o indicador?
Alguns deslizes são comuns e levam a conclusões erradas:
- Ignorar o tempo de gestores e do RH, que deixa o custo artificialmente baixo.
- Misturar vagas muito diferentes, como estágio e diretoria, em uma única média.
- Dividir pelo número de vagas abertas em vez do de contratações efetivadas.
- Comparar períodos com metodologias de custo diferentes.
- Olhar o indicador isolado, sem tempo de contratação, qualidade da contratação e retenção.
Como a Kolab ajuda
A Kolab oferece um ATS de recrutamento, que reúne candidaturas, triagem e etapas do processo em um só lugar, e testes online para avaliar candidatos antes das entrevistas. Ter essas informações centralizadas facilita registrar as horas, os canais e as contratações de cada vaga, base para calcular o custo por contratação com consistência. Para entender como isso se aplica ao seu volume de vagas, fale com um especialista.