Time to hire é o tempo que passa entre a entrada do candidato no processo seletivo e a aceitação da proposta. Para calcular, subtraia a data de entrada da data de aceite em cada contratação e tire a média do período. A métrica mostra a velocidade da seleção e ajuda a localizar onde o funil trava.
O que é time to hire?
Time to hire é o intervalo entre o momento em que a pessoa se candidata e o momento em que aceita a oferta. A definição de recruiting metrics da Wikipedia o descreve como o tempo entre a candidatura e a aceitação da proposta, ou seja, mede o percurso do candidato e não o da vaga.
Por isso o indicador responde a perguntas operacionais: quanto tempo a pessoa espera por um retorno, quantos dias separam uma etapa da outra e quanto da jornada é gasto em filas internas. Quando o número cresce, o sintoma costuma estar na execução do processo, e não na abertura da vaga.
Qual a diferença entre time to hire e time to fill?
Time to fill conta o tempo da vaga aberta; time to hire conta o tempo do candidato dentro do processo. O blog da Flash sobre time to fill separa os dois pelo ponto de partida: o time to fill começa na abertura da requisição, e o time to hire começa quando o candidato entra no funil. Os dois terminam na aceitação da proposta.
| Indicador | Começa | Termina | O que revela |
|---|---|---|---|
| Time to fill | Abertura da requisição da vaga | Aceite da proposta | Eficiência do processo inteiro, incluindo aprovação e alinhamento com gestores |
| Time to hire | Entrada do candidato no funil | Aceite da proposta | Velocidade da seleção: triagem, entrevistas e decisão |
Há variações de definição. A própria Wikipedia registra que o time to fill pode ser contado até o candidato passar pelas checagens e entrar na empresa. Por isso, o primeiro passo é escrever, no manual de indicadores do RH, quais eventos marcam o início e o fim de cada contagem.
Como calcular o time to hire?
A fórmula é a data de aceite da proposta menos a data em que o candidato entrou no processo. Depois, some o resultado de todas as contratações do período e divida pelo número de contratações.
- Registre, para cada contratação, a data de entrada do candidato (inscrição ou primeiro contato).
- Registre a data em que ele aceitou a proposta.
- Subtraia as duas datas, em dias corridos.
- Some os resultados do mês ou do trimestre e divida pelo número de contratações.
Um exemplo ilustrativo, com datas fictícias: uma candidata se inscreve em 3 de março e aceita a proposta em 17 de março. O time to hire dessa contratação é de 14 dias. Se as outras três contratações do trimestre somarem 46 dias, a média das quatro será de 15 dias.
Planilhas funcionam para poucas vagas. Quando há muitas posições abertas, o registro manual de datas costuma falhar, e um sistema que guarda o histórico de cada etapa evita retrabalho. O guia da Kolab sobre ATS explica como esse registro fica centralizado.
Qual é um bom time to hire?
Não existe um número único, porque o tempo varia com cargo, setor e volume. O que há de referência pública mais sólida é para o time to fill: o relatório de 2026 da SHRM sobre recrutamento aponta mediana de 39 dias corridos para cargos não executivos nos Estados Unidos. É uma referência de outro mercado e de outro indicador, útil apenas como ordem de grandeza.
Para a sua empresa, o benchmark mais confiável é o histórico próprio, separado por tipo de vaga. Compare trainee com trainee, estágio com estágio e vagas operacionais entre si. Misturar funções muito diferentes em uma única média esconde os problemas de cada uma.
Funções sempre abertas, como vagas operacionais de rotatividade contínua, também distorcem a média quando entram no mesmo cálculo de cargos pontuais. Vale medi-las em separado.
Outra boa prática é acompanhar a mediana ao lado da média. Uma única contratação muito demorada puxa a média para cima e pode dar a impressão de que o processo piorou, quando só um caso fugiu do padrão. A mediana mostra o tempo típico, e a diferença entre as duas indica se há casos extremos que merecem uma análise à parte.
Onde o time to hire costuma travar?
O atraso quase sempre está nas etapas iniciais e nos intervalos entre etapas, e não na entrevista final. O blog da Flash lista como gargalos típicos o excesso de etapas, a demora entre fases, a falta de feedback após entrevistas, a ausência de padronização e o uso de processos manuais, com forte dependência de e-mail.
Um diagnóstico simples usa a mesma tabela de datas do cálculo, com uma coluna por etapa:
| Etapa | Pergunta de diagnóstico |
|---|---|
| Inscrição até a triagem | Quanto tempo o currículo espera antes de alguém olhar? |
| Triagem até o convite | Há critério objetivo para decidir quem avança? |
| Convite até a entrevista | O agendamento depende de várias trocas de mensagem? |
| Entrevista até a decisão | Quem decide, e em quanto tempo? |
| Decisão até a proposta | Há aprovações que podem acontecer em paralelo? |
Medir o tempo de cada etapa mostra onde está a fila e evita cortar etapas que não eram o problema.
Como reduzir o time to hire sem perder qualidade?
Reduza as esperas, não a avaliação. Os ganhos mais seguros vêm de padronizar critérios, automatizar tarefas repetitivas e responder o candidato rápido.
- Critérios claros antes de abrir a vaga: quem triará e com quais requisitos, para não refazer o perfil no meio do processo.
- Triagem estruturada: perguntas iguais para todos e uma ordem de prioridade dos candidatos, em vez de leitura individual de currículos.
- Agendamento sem troca de mensagens: horários oferecidos de uma vez e lembretes automáticos.
- Prazos de resposta entre etapas: um acordo interno de quantos dias o gestor tem para dar retorno.
- Feedback a todos os candidatos: reduz a desistência durante a espera.
A qualidade se protege mantendo as mesmas etapas de avaliação para todos e medindo, ao lado do tempo, a taxa de permanência dos contratados.
Como a Kolab ajuda
A Kolab oferece um ATS de recrutamento com o Kolab Score, que cruza critérios da vaga com evidências do perfil e gera um ranking automatizado de candidatos, além de dossiê do candidato com histórico e avaliações. Isso concentra em um só lugar os dados de cada etapa, base para calcular o time to hire.
Pela integração com o WhatsApp Business API, a plataforma conduz questionários de triagem, envio de testes e confirmação de entrevistas em conversas automatizadas. Para discutir o seu funil, é possível falar com um especialista.