Existe ATS gratuito que atenda uma empresa de médio porte?

Ferramentas gratuitas servem para testar o processo com poucas vagas, mas costumam ter limites de vagas, de usuários e de funcionalidades. Operações com várias vagas simultâneas e vários gestores avaliando precisam conferir esses limites antes de depender do plano de entrada.

Cobrança por vaga ou por usuário: qual compensa mais?

Depende do padrão de contratação. Poucas vagas com muitas pessoas usando o sistema favorecem a cobrança por vaga; muitas vagas abertas com poucos recrutadores favorecem a cobrança por usuário. Monte o seu cenário e peça a mesma cotação nos dois modelos.

Que custos costumam ficar fora da proposta de um ATS?

Implantação, treinamento, suporte, módulos vendidos separadamente, como testes, vídeo e mensagens, e integrações com folha e outros sistemas. Peça tudo por escrito e some 12 meses antes de comparar com outras propostas.

Como calcular o custo do ATS por contratação?

Some todas as mensalidades, taxas de entrada e complementos de 12 meses e divida pelo número de contratações feitas no mesmo período. O resultado mostra quanto o sistema pesa em cada admissão e permite comparar propostas diferentes na mesma base.

ATS barato: como escolher sem pagar caro depois

Q: Quando vale trocar a planilha por um ATS?

Quando o volume passa de 3 a 5 vagas simultâneas, quando vários gestores participam das avaliações ou quando candidatos se perdem por falta de retorno. Nesses casos, as horas de triagem manual tendem a custar mais que a mensalidade de um sistema.

Um ATS barato é o que tem o menor custo total por contratação, não a menor mensalidade. Some modelo de cobrança, módulos extras, implantação, suporte e integrações, peça a mesma cotação a todos os fornecedores e divida o custo anual pelas contratações.

ATS barato é o sistema que entrega o menor custo total por contratação feita, e não a menor mensalidade da tabela de preços. A conta inclui o modelo de cobrança, os módulos vendidos à parte, a implantação, o suporte e as horas do time de RH. Comparar propostas com o mesmo cenário de uso evita pagar mais depois.

O que é um ATS barato e quanto ele costuma custar?

Um ATS barato é aquele cujo preço final, somando tudo o que a operação de recrutamento realmente usa, fica baixo em relação ao número de contratações. Um ATS (Applicant Tracking System) centraliza candidaturas, triagem e comunicação em um fluxo só, e o preço varia conforme a forma como o fornecedor cobra por esse serviço.

Não há tabela de preços única no mercado brasileiro. Como referência de como os modelos funcionam, um guia de preços de ATS publicado pela Workable em 2023 descreve quatro formas de cobrança, com faixas em dólar:

Modelo de cobrança	Como funciona	Faixa citada (Workable, 2023)
Por vaga ativa	Paga-se por cada posição aberta	US$ 100 a US$ 500 por posição
Por recrutador	Paga-se por usuário com acesso	US$ 60 a US$ 100 por mês, por usuário
Por funcionário	Preço proporcional ao tamanho da empresa	US$ 4 a US$ 7 por funcionário
Valor fixo	Assinatura mensal ou licença única	A partir de US$ 350 por mês

As faixas são de um fornecedor global, em dólar e de 2023, e servem para entender a lógica de cada modelo, não para orçar no Brasil. O que importa na comparação é qual modelo combina com o seu padrão de contratação.

Qual modelo de cobrança sai mais barato para cada operação?

Depende do volume de vagas e do número de pessoas que usam o sistema. O modelo mais barato para uma empresa pode ser o mais caro para outra.

Poucas vagas e muitas pessoas usando: a cobrança por vaga tende a ficar mais leve, já que gestores e recrutadores adicionais não elevam o preço.
Muitas vagas abertas ao mesmo tempo e poucos recrutadores: a cobrança por usuário costuma compensar, porque o número de posições deixa de pesar.
Operação grande e previsível: o preço por funcionário ou o valor fixo dá previsibilidade orçamentária.
Recrutamento em volume, como lojas e franquias: é preciso checar se o modelo escolhido continua barato quando o número de candidaturas por vaga cresce, e se há limite de vagas ativas.

Uma forma simples de decidir é montar o seu cenário real, com número de usuários, vagas simultâneas e contratações por ano, e pedir a mesma cotação a todos os fornecedores.

Que custos aparecem além da mensalidade?

Aparecem custos de implantação, treinamento, suporte e módulos vendidos separadamente. O mesmo guia da Workable (2023) avisa que, dependendo do sistema, pode haver taxas adicionais para implantação, treinamento, suporte ou funcionalidades.

Os módulos à parte são o ponto que mais muda o preço final. A página de preços da Workable mostra o plano Standard a US$ 299 por mês e lista, como complementos pagos, Texting+ a US$ 89, Video interviews+ a US$ 109 e Assessments+ a US$ 59 por mês. Somando os três complementos à mensalidade base, o valor mensal passa de US$ 299 para US$ 556. O exemplo não é uma crítica a esse fornecedor: é uma ilustração de que a mensalidade de entrada não diz quanto a operação vai pagar de fato.

Os custos que costumam ficar fora da proposta inicial são:

Implantação: configuração de formulários, funil e perfis de acesso.
Treinamento: horas do fornecedor e do time para aprender a usar a ferramenta.
Módulos extras: testes, entrevistas em vídeo, mensagens por WhatsApp e relatórios.
Integrações: conexão com sistema de folha, job boards e outros sistemas de RH.
Suporte: horário de atendimento, idioma e prazo de resposta.
Limites de uso: número de vagas ativas, de usuários ou de candidaturas.

Como comparar propostas de ATS na mesma base?

Compare todas as propostas no mesmo cenário e transforme o resultado em custo por contratação. Assim, uma proposta aparentemente mais cara pode se mostrar a mais econômica.

Defina o cenário. Anote quantos usuários terá o sistema, quantas vagas ficam abertas ao mesmo tempo e quantas contratações a empresa faz em um ano.
Liste o que é indispensável. Triagem, comunicação com candidatos, testes e integrações necessárias entram na conta desde o início.
Peça preço de tudo. A cotação deve incluir implantação, treinamento, suporte e módulos extras, por escrito.
Some 12 meses. Mensalidades, taxas de entrada e complementos formam o custo anual.
Divida pelas contratações. O custo anual do software dividido pelo número de contratações do ano dá o custo do sistema por contratação.

Critério	Pergunta para fazer ao fornecedor	Por que importa
Modelo de cobrança	Por vaga, por usuário, por funcionário ou fixo?	Define como o custo cresce com o volume
Módulos incluídos	Testes, WhatsApp e relatórios estão no preço?	Evita complementos que dobram a conta
Implantação	Há taxa de entrada? Quantas horas de configuração?	Custo que aparece uma vez, mas pesa no primeiro ano
Suporte	Atendimento em português e prazo de resposta?	Problema sem resposta trava vagas abertas
Limites	Existe teto de vagas ativas ou candidaturas?	Teto baixo encarece operações em volume
Integrações	Conecta com a folha e com os sistemas atuais?	Sem integração, volta a digitação manual
Saída	Os dados podem ser exportados?	Reduz o custo de trocar de sistema depois

Quando uma planilha ou uma ferramenta gratuita é suficiente?

Quando há poucas vagas por ano, uma só pessoa conduz o processo e a perda de candidatos por falta de retorno não pesa no negócio. A comparação entre ATS e planilha publicada pela Kolab indica que a migração começa a valer a pena quando o volume passa de 3 a 5 vagas simultâneas, quando vários gestores participam das avaliações ou quando candidatos se perdem por falta de retorno.

Passado esse ponto, o custo escondido da planilha passa a superar a mensalidade de um ATS: horas de triagem manual, currículos espalhados em e-mails e pastas e candidatos sem resposta. Ferramentas gratuitas ou de entrada ajudam a testar o processo, mas é preciso conferir limites de vagas, de usuários e o que fica de fora do plano.

Quanto pesa o software diante do custo de contratar?

O software costuma ser uma fração pequena do custo total de contratar, e o que ele economiza em horas pode compensar a mensalidade. Segundo o SHRM Benchmarking Survey de 2025, o custo médio por contratação nos Estados Unidos foi de US$ 5.475 para cargos não executivos e de US$ 35.879 para cargos executivos. A mesma pesquisa aponta que as etapas de triagem e de entrevista levam, em média, de 8 a 9 dias cada.

São números norte-americanos, e servem apenas de ordem de grandeza. A lição vale para qualquer país: o gasto mais pesado está nas horas e na demora, e um ATS que reduz tempo de triagem e de retorno ao candidato pode pagar a própria mensalidade. Para calcular o número da sua empresa, o guia de quanto custa recrutar e selecionar mostra os custos diretos e indiretos de cada contratação.

Que perguntas fazer antes de assinar com um ATS barato?

Faça perguntas sobre o que está fora do preço de entrada. As respostas mostram se o preço baixo se mantém depois da implantação.

O preço informado inclui todos os módulos de que a operação precisa hoje?
Existe taxa de implantação ou de treinamento? Está na proposta por escrito?
O que acontece com o preço se o volume de vagas dobrar?
Há limite de usuários, de vagas ativas ou de candidaturas por mês?
O suporte atende em português, em que horários e em quanto tempo responde?
O sistema integra com a folha de pagamento e com os sistemas que a empresa já usa?
É possível exportar todos os dados dos candidatos se a empresa decidir trocar de sistema?

O guia de critérios para escolher um ATS no Brasil, da Kolab, reúne outros pontos de avaliação, como integrações, inteligência artificial e suporte local.

Como a Kolab ajuda a escolher um ATS sem pagar caro depois?

A Kolab oferece o ATS de Recrutamento, com o Kolab Score, que cruza os critérios da vaga com as evidências do perfil de cada candidato e monta um ranking automatizado. Segundo a página do produto, o sistema também tem formulários curtos de inscrição, comunicação com candidatos por WhatsApp e conexão via API com job boards e sistemas de admissão.

Segundo a página de integrações, os módulos da Kolab funcionam juntos ou isolados: a empresa que já tem um ATS pode contratar só avaliações, só dinâmicas ou só a operação de recrutamento. Para comparar a proposta com o seu cenário de vagas e usuários, o caminho é falar com um especialista.